Sähköposti Yritykselle: Ostajan Opas 2024
Miksi yritykselläsi pitäisi olla ammattimainen sähköposti? Ammattimainen sähköpostiosoite ei ainoastaan paranna yrityksesi uskottavuutta, vaan se myös helpottaa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteydenottoa.
Tässä oppaassa käymme läpi kolme erilaista vaihtoehtoa yrityssähköpostin hankintaan, jokainen eri hintaluokasta ja vaativuustasosta. Tämän avulla löydät parhaan sähköpostin yrityksellesi.
1. Ilmainen ja helppo yrityssähköposti
Monissa tilanteissa paras ratkaisu on maksuttoman Gmail sähköpostin käyttäminen. Tämä ratkaisu sopii erinomaisesti pienille yrityksille tai yksityisyrittäjille, jotka eivät tarvitse useita sähköpostitilejä. Ilmainen vaihtoehto on nopea ja helppo käyttää, mutta siinä on tiettyjä rajoituksia.
Miten perustaa ilmainen Gmail-sähköposti yritykselle:
-
Mene Gmailin sivustolle ja luo uusi tili.
-
Huomaa, että sähköpostiosoitteesi päättyy "@gmail.com," mikä saattaa näyttää vähemmän ammattimaiselta yrityssähköpostina.
Kenelle tämä sopii?
-
Hyödyt: Täydellinen pienyrittäjille tai freelancereille, joilla ei ole tarvetta muille käyttäjille tai monille sähköpostitileille.
-
Haitat: @gmail.com-loppuinen sähköposti ei välttämättä anna ammattimaista vaikutelmaa suuremmissa liiketoimissa.
2. Halpa mutta monimutkainen yrityssähköposti
Jos tarvitset useita sähköpostiosoitteita tai haluat oman verkkotunnuksen loppuosaan, edullinen mutta teknisesti monimutkaisempi ratkaisu voi olla kolmannen osapuolen webhotelli.
Vaiheet yrityssähköpostin luomiseen webhotellin avulla:
-
Osta webhotelli ja domain osoitteesta domainhotelli.fi. Kolmen tähden webhotelliin kuuluu 20 sähköpostitiliä hintaan 5,90 €/kk.
-
Kirjaudu webhotellin hallintapaneeliin (cPanel).
-
Luo sähköpostitilit:
-
Mene kohtaan "Sähköpostitilit".
-
Klikkaa "Luo" ja täytä sähköpostin nimi sekä salasana. Toista kunnes sinulle on kaikki halutut sähköpostitilit.
Huomio: Sähköpostitili ei ole sama asia kuin sähköpostisovellus, joten nyt tarvitset tavan käyttää näitä sähköposteja.
Sähköpostin käyttö ja sähköpostisovelluksiin yhdistäminen.
Voit hyödyntää webhotelliisi kuuluvaa Webmail-palvelua. Mikäli kuitenkin arvostat parempaa käyttäjäkokemusta tai haluat hallita sähköpostejasi suoraan esimerkiksi Windowsin Outlookista tai Applen MacOS Mailista, voit yhdistää sähköpostisi seuraavasti:
-
Avaa sähköpostisovelluksesi (esim. Outlook tai MacOS Mail) ja siirry sovelluksen asetuksiin, joista voit lisätä uuden tilin.
-
Syötä sähköpostiosoite, jonka olet luonut cPanel-hallintapaneelin kautta.
-
Anna sähköpostiosoitteen salasana, jonka loit cPanelissa, ja valitse Yhdistä.
Jos kaikki menee sujuvasti, sähköpostitilisi on nyt yhdistetty ja voit käyttää sitä sähköpostisovelluksesi kautta. Mikäli yhteys ei muodostu automaattisesti, siirry manuaaliseen asetukseen:
-
Etsi sähköpostisovelluksesi asetuksista kohta Lisäasetukset tai Advanced Settings.
-
Manuaalisen yhdistämisen yhteydessä sinulta pyydetään IMAP- ja SMTP-palvelimien osoitteita sekä porttinumeroita.
-
Nämä tiedot löytyvät cPanel-hallintapaneelista, kun valitset Sähköpostitilit -näkymästä kohdan Connect Devices sen sähköpostitilin osalta, jota haluat käyttää.
-
Syötä tiedot sähköpostisovellukseen ja yritä yhdistää uudelleen.
Jos yhdistäminen onnistuu, sähköpostisi on valmis käytettäväksi. Mikäli kuitenkin kohtaat ongelmia, suosittelen ottamaan yhteyttä palveluntarjoajan asiakastukeen ja pyytämään oikeat palvelimen osoitteet ja porttitiedot.
Kenelle tämä sopii?
-
Hyödyt: Mahdollistaa useiden sähköpostitilien luomisen yritykselle ja oman domain-päätteen (@yritys.com).
-
Haitat: Voi olla teknisesti haastava, etenkin ilman IT-osaamista. Tarvitset tukea, jos sähköpostin yhdistäminen ei onnistu helposti.
3. Tyyris ja ammattimainen yrityssähköposti
Jos haluat täysin ammattimaisen ja käyttäjäystävällisen sähköpostipalvelun ilman teknisiä haasteita, paras vaihtoehto on Google Workspace. Tämä palvelu tarjoaa helpon käyttöönoton ja joustavat ominaisuudet kaikenkokoisille yrityksille.
Voit ostaa sähköpostin suoraan Google Workspacen omilta kotisivuilta mutta jos olet hankkimassa myös omia Wix kotisivuja, niin suosittelen ostamaan yrityssähköpostin Wixin hallintapaneelin kautta, jolloin domainin yhdistäminen on mahdollisimman helppoa.
Miten hankkia Google Workspace -sähköposti:
-
Osta sähköpostit helposti Wixin hallintapaneelista tai suoraan Google Workspacesta. Hinta on noin 6 €/kk per sähköpostiosoite.
Wix-sivuston yhteydessä sähköpostin asennus on yksinkertaista:
-
Mene Wixin hallintapaneeliin, valitse “Customers & Leads” ja sieltä "Business Email".
-
Syötä haluamasi sähköpostin etuliite ja klikkaa ”Set up”.
-
Kirjaudu Gmailiin ja aloita sähköpostin käyttö.
Kenelle tämä sopii?
-
Hyödyt: Ammattimainen ulkoasu ja helppo käyttöönotto, sopii kaiken kokoisille yrityksille.
-
Haitat: Kalliimpi verrattuna muihin vaihtoehtoihin, mutta helppokäyttöisyys kompensoi kustannukset.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Yrityssähköposti tarkoittaa sähköpostia, jota käytetään ammatillisessa ympäristössä. Se voi olla joko oman verkkotunnuksen sisältävä sähköposti (esim. nimi@yritys.fi) tai ilmainen palvelu, kuten Gmail, joka tarjoaa laajat ja ammattimaiset ominaisuudet myös ilman omaa verkkotunnusta.
Oma verkkotunnus voi lisätä ammattimaisuutta, mutta se ei ole välttämätön. Gmail tarjoaa luotettavat ja monipuoliset ominaisuudet yrityskäyttöön, ja monet pienyritykset käyttävät sitä menestyksekkäästi ilman erillistä verkkotunnusta.
Kyllä, Gmail on monien yritysten suosima ratkaisu. Se tarjoaa vahvan tietoturvan, laajat yhteistyötyökalut (Google Workspace) ja luotettavan palvelun, vaikka sähköpostiosoite ei sisältäisi omaa verkkotunnusta.
Yrityssähköpostin hinta riippuu siitä, käytätkö ilmaisia palveluita, kuten Gmail, vai haluatko oman verkkotunnuksen ja siihen liitetyn sähköpostipalvelun. Gmail on ilmainen, mutta Google Workspace -yritystilit maksavat alkaen noin 5–10 € per käyttäjä kuukaudessa.
Se riippuu tarpeistasi. Gmail on loistava vaihtoehto ilmaisena tai Google Workspace -versiona, koska se tarjoaa vahvat perusominaisuudet ja integroidut työkalut. Jos kuitenkin tarvitset omaa verkkotunnusta, voit harkita sähköpostipalveluita, kuten Microsoft 365.